Tilbake til ordliste

Hva er synkronisering og deling av selskapsfiler (EFSS)?

Synkronisering og deling av selskapsfiler (EFSS) er en programvaretjeneste som lar brukerne dele og synkronisere filer, dokumenter, bilder og videoer med ansatte, partnere eller kunder på tvers av flere enheter på en sikker måte. EFSS-tjenester lar organisasjoner bruke lokal eller skybasert lagring avhengig av deres behov for sikkerhet eller etterlevelse. Mange organisasjoner bruker EFSS-teknologier for å forhindre at ansatte bruker forbrukerbaserte fildelingsapper, som IT ikke kan administrere eller kontrollere.

EFSS-tjenester omfatter noen ganger arbeidsflytfunksjoner som tillater brukerne å redigere filer, kommentere og spore dokumentversjoner. Sikkerhetsfunksjonene inkluderer autentisering, datakryptering og containerisering. Noen tjenester lar til og med IT sette detaljerte tilgangspolicyer for å kontrollere hvem som får tilgang til hva.

Fordeler med synkronisering og deling av selskapsfiler

Sikker fildeling

Når selskaper ikke tilbyr en tjeneste for synkronisering og deling av filer, vil ansatte ofte bruke sine egne personlige verktøy som de er kjent med. IT har ingen kontroll over hvordan data lagres eller deles, og blir ikke gjort oppmerksomme på kompromitterte data før det er for sent. Dette kan være enda mer risikabelt når ansatte bruker sine egne verktøy for å dele filer med tredjeparter.

En EFSS-tjeneste kombinerer det praktiske og enkle i en personlig fildelingstjeneste med bedriftsrettede funksjoner for å øke produktiviteten for brukerne – samtidig som den øker sikkerheten, fleksibiliteten og kontrollen for IT. Noen tjenester inkluderer avanserte sikkerhetskontroller, bedriftsforskrifter og etterlevelsesprosedyre, inkludert:

  • Alternativer for lokal eller skybasert lagring 
  • Detaljert tilgangskontroll, sikre autentiseringsprotokoller og autorisasjonspolicyer
  • Fjernsletting, enhetslås, passordbeskyttelse, hvite-/svartelisting og policyer for datautløp 
  • Sanntidssporing og revisjon av brukeraktivitet
  • Integrasjon med selskapets katalogtjenester for å forenkle autentisering og klargjøring av brukere 
  • Last opp og ned restriksjoner, utløpsdatoer på filer, og begrenset tilgang basert på nettverksplassering

Tilgang hvor som helst

Folk er ikke lenger begrenset til en enkelt selskapseid enhet eller et kontor for å få arbeidet gjort. Dagens stadig mer mobile arbeidsstyrke forventer tilgang det de trenger, fra hvilken som helst enhet og hvor som helst, med en forbruker-lignende opplevelse.

EFSS-tjenester muliggjør mobile arbeidsstiler ved å tillate brukerne å synkronisere filer på tvers av alle sine enheter og enkelt få tilgang til det de trenger, hvor som helst.

Forebygging av datatap og katastrofegjenoppretting

Når data lagres sentralt og administreres med en EFSS-tjeneste, er dataene bedre beskyttet mot datalekkasje, enten det er fra et cybersikkerhetsangrep, en tapt eller stjålet enhet, eller feil gjort av ansatte. EFSS-tjenester gjør det enkelt å holde data sikkerhetskopierte og trygge.

Dokumentarbeidsflyter og samarbeid

Flere EFSS-tjenester utvikler seg mot å omfatte arbeidsflyt- og samarbeidsfunksjoner, inkludert:

  • Dokumentadministrasjon for å sikre trygg utveksling av interne og eksterne dokumenter, inkludert kontrakter, forslag, opplæringsverktøy, papirarbeid ved opplæring, medarbeidersamtaler, markedsføringsmateriell, salgspresentasjoner og produktinformasjon
  • Juridisk bindende e-signaturer
  • Automatiserte varslinger for å minne brukerne på å gjennomgå og/eller godkjenne forespørsler
  • Automatisering av arbeidsflyt med innebygd samtidig redigering, tilbakemeldinger og godkjenningsprosesser
  • Versjonskontroll slik at de ansatte kan spore dokumentendringer på tvers av flere datakilder og enheter

Les mer om hvordan Citrix kan hjelpe til med synkronisering og deling av selskapsfiler, eller med behov knyttet til innholdssamarbeid.

Tilleggsressurser:

Mobil produktivitet og synkronisering og lagring av filer
Sørg for sikker deling og lagring av filer
Fleksible datalagringsalternativer med EFSS
Skalerbarhet for selskapet og innholdssamarbeid